Những loại giấy tờ nào cần thiết trong vận chuyển hàng hóa, gửi hàng trong và ngoài nước? Cùng Best Express GiaoHangTotNhat khám phá và chuẩn bị cho những lần gửi hàng thuận tiện và nhanh chóng hơn nhé!
1️⃣ Vì sao cần giấy tờ trong vận chuyển hàng hóa?
Vận chuyển hàng hóa là dịch vụ giao nhận hàng hóa từ địa điểm này tới địa điểm khác hoặc có thể từ quốc gia này sang quốc gia khác. Vì thế, luôn cần có sự ký kết vận chuyển bằng nhiều hình thức như hóa đơn, giấy tờ giữa người nhận và người gửi, giữa người gửi với đơn vị cung cấp dịch vụ vận chuyển.
Những nơi có cung cấp đầy đủ giấy tờ sẽ là một trong những địa điểm có uy tín với khách hàng. Về phía hàng hóa có thể vận chuyển bằng nhiều phương tiện tùy vào tính chất hàng hóa cũng như yêu cầu của người gửi. Vì vậy, đảm bảo các chứng từ có liên quan là một trong việc quan trọng mà bất cứ nơi cung cấp dịch vụ vận chuyển nào cũng cần có.
Lý do cung cấp nhiều thông tin, giấy tờ khi gửi hàng, vận chuyển hàng hóa là:
- Đảm bảo thông tin người nhận hàng và người gửi hàng phòng những trường hợp bị trả hàng, người nhận không nhận hàng.
- Thực hiện bồi thường đúng người, đúng giá trị nếu không may trong quá trình vận chuyển hàng hóa bị hư hỏng hay mất tích.
- Dễ dàng để công ty vận chuyển quản lý các đơn hàng.
- Giúp người gửi và người nhận tra cứu vận đơn Best Express nhanh chóng thông qua mã số đơn hàng kèm thông tin chi tiết.
- Cung cấp thông tin rõ ràng minh bạch trong quá trình vận chuyển hàng hóa cho những bên chức năng có thẩm quyền kiểm soát các phương tiện trong quá trình vận chuyển.
2️⃣ Giấy tờ khách hàng cần cung cấp cho nhà vận chuyển
Với người gửi hàng hóa khi sử dụng dịch vụ của đơn vị vận chuyển cần cung cấp giấy tờ theo thông tư mã số 94/2003/TTL gồm hóa đơn, chứng từ để chứng minh hàng hóa có hợp pháp hay là không. Những giấy tờ hay thông tin có liên quan tới hàng hóa gồm:
1 – Với những hàng hóa được chuyển theo hình thức nội bộ từ cơ sở kinh doanh này đến các chi nhanh hay cửa hàng hạch toán hay vận chuyển ngược lại cần có những thông tin như:
- Phiếu xuất kho, thông tin vận chuyển nội bộ và lệnh điều động nội bộ.
- Hợp đồng giá trị gia tăng hay là hóa đơn bán hàng.
2 – Với những hàng hóa vận chuyển hay xuất kho để bán, để đi trao đổi, tặng, biếu, cho hoặc sử dụng trong nội bộ thì cần có hóa đơn giá trị gia tăng. Hoặc cũng có thể là hợp đồng mua bán hàng đúng theo số lượng, giá trị hàng hóa đã xuất bán.
3 – Với hàng hóa được giao cho một đại lý bán hàng đúng theo giá cơ sở kinh doanh đã quy định hưởng hoa hồng thì cần dùng 1 trong 2 cách lập hợp đồng để có chứng từ vận chuyển hàng hóa như sau:
- Dùng hóa đơn giá trị gia tăng hoặc hóa đơn bán hàng.
- Dùng phiếu xuất hàng để gửi bán đại lý hoặc cộng thêm điều động nội bộ.
4 – Những cơ sở hay chủ kinh doanh muốn xuất hàng hóa là nguyên liệu hay đưa sản phẩm đi gia công bằng các đơn vị vận chuyển cần có phiếu xuất kho. Trên phiếu ghi rõ hàng hóa cần đưa đi gia công cộng bới hợp đồng gia công hàng hóa.
Khi trả lại hàng hóa thì chủ cơ sở gia công cần có phiếu xuất kho ghi rõ sản phẩm đã gia công trả lại cho đơn vị thuê gia công cùng hợp đồng gia công.
5 – Với những hàng hóa thuộc doanh nghiệp, công ty đưa đi bán tại những hội chợ triển lãm, bán lưu động ở trong nước và quốc tế cần có lệnh điều động nội bộ. Ngoài ra, cần có phiếu xuất kho + phiếu vận chuyển hay thông tin vận chuyển nội bộ cho phương tiện vận chuyển.
6 – Nếu hàng hóa bị sai quy cách hay là chất lượng thì cần có phiếu xuất trả lại cho bên bán và có một trong những hợp động như giá trị gia tăng, hóa đơn bán hàng để làm chứng từ cho người vận chuyển lưu thông ở trên đường.
7 – Nếu đơn vị kinh doanh hàng hóa xuất khẩu hay cơ sở gia công hàng hóa xuất khẩu thì phải có 1 trong những giấy tờ là: hóa đơn bán hàng hoặc hóa đơn tự in, hóa đơn giá trị gia tăng để làm chứng từ lưu thông trên đường.
8 – Những sản phẩm hàng hóa mà người bán hay người gửi hàng không cần lập hợp đồng là:
- Các đơn vị thu mua thủy hải sản, lâm sản, nông sản từ người dân sản xuất, khai thác. Khi thu mua cần phải làm hợp đồng thu mua theo mẫu 06/TMH-3LL đã được ban hành cùng với thông tư số 120/2002/TT-BTC của Bộ Tài Chính đã ra ngày 30 tháng 12 năm 2002.
- Với đồ dùng cá nhân của người dùng bán ra và cơ sở khác mua lại để bán thì cần ký gửi bán hàng, kê khai bảng mua hàng, nhận hàng ký gửi bán.
9 – Với cơ sở kinh doanh hàng hóa bán cho người tiêu dùng có giá thấp dưới mức quy định thì không phải lập các bảng hợp đồng nhưng cần có bản kê bán hàng hóa lẻ theo lần buôn bán, loại hàng,…
3️⃣ Giấy tờ của bên vận chuyển hàng hóa
Ngoài ra, phía bên vận chuyển hàng hóa cần phải cân nhắc và chuẩn bị những giấy tờ quan trọng như sau khi tham gia giao thông:
- Giấy tờ xe: để lưu thông trên đường thì cần có những loại giấy tờ xe phù hợp với phương tiện đang chạy như bảo hiểm theo loại xe đó, giấy đăng ký xe, phù hiệu dán trên xe cho những xe chạy hợp đồng, nhật trình chạy xe,…
- Giấy tờ theo chủ phương tiện: chính là giấy đăng ký kinh doanh hình thức vận tải theo ngàng nghề cụ thể.
- Giấy của người điều khiển
- Giấy tờ của chủ phương tiện: Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh vận tải theo nghành nghề cụ thể
- Giấy tờ của người điều khiển phương tiện: bằng lái xe phù hợp với phương tiện đang điều khiển, giấy tập huấn lái xe nếu có.
- Giấy tờ cần thiết khác: hợp đồng vận chuyển, giấy gửi hàng hóa, phiếu thu cước, giấy tờ đi đường,…
4️⃣ Hợp đồng vận chuyển
Hiện nay, hợp đồng vận chuyển là một loại chứng từ không thể thiếu khi vận chuyển hàng hóa bằng đường bộ, đường thủy, đường hàng không. Để việc vận chuyển thuận lợi và đảm bảo thì giấy tờ này nhằm chứng minh hàng hóa người gửi là hợp pháp. Giấy tờ này là chứng nhận quyền hạn cùng với nghĩa vụ của những bên liên quan tới vận chuyển hàng hóa.
Chứng từ này cũng giúp cho những tranh chấp pháp lý nếu có những tình huống không may xảy ra. Trong hợp đồng vận chuyển hàng hóa hay biên nhận vận chuyển hàng thường có những thông tin chi tiết như sau:
- Số lượng hàng hóa cần vận chuyển
- Thời gian, địa điểm nhận hàng
- Thời gian, địa điểm trả hàng
- Thỏa thuận khác về trách nhiệm, nghĩa vụ và quyền hạn giữ bên gửi và bên giao hàng.
- Mức phí vận chyển.
- Hình thức vận chuyển
- Thời gian thanh toán cước phí.
5️⃣ Những lưu ý khi vận chuyển hàng hóa
Những ai lần đầu hoặc ít có kinh nghiệm gửi hàng cần có những chú ý khi gửi như sau:
- Giữ lại hóa đơn vận chuyển hàng hóa trong mỗi lần gửi hàng.
- Tra cứu mã vận đơn hàng hóa trên các hệ thống của đơn vị vận chuyển.
- Chọn nhà vận chuyển uy tín và có thâm niên lau năm trong ngành.
- Bên nhận chú ý điện thoại để nhận tin tức vận chuyển hàng hay cuộc gọi từ bên vận chuyển.
- Chọn những bên có chính sách bảo đảm quyền lợi cho khách hàng hay hỏi giá trị đơn hàng.
Các câu hỏi thường gặp về giấy tờ khi gửi hàng
Cần đem tối thiểu mấy loại giấy tờ khi vận chuyển hàng hóa ?
Tối thiểu là 3. Giấy tờ cung cấp cho nhà vận chuyển, giấy tờ vận chuyển hàng hóa và hợp đồng.
Có mấy loại hàng hóa cần đem giấy tờ khách hàng cung cấp cho nhà vận chuyển ?
Có 9 loại hàng hóa kinh doanh cần đem. Xem chi tiết trong bài viết.
Trên đây là những thông tin về giấy tờ cần thiết khi có nhu cầu vận chuyển hàng hóa, gửi hàng đi ở trong nước và ngoài nước của Best Express GiaoHangTotNhat. Hãy tham khảo những bài viết trong danh mục Kiến Thức Kinh Nghiệm để không bị hoang mang khi muốn gửi hàng cho đối tác, người thân, bạn bè nhé!
Xin chào, mình là Phúc Phạm - Founder của HayDauTu.com và Founder / COO của GiaoHangTotNhat.VN . Mình đã làm việc trong ngành Logistics từ năm 2017 và Tài chính từ 2020. Hy vọng những chia sẻ cá nhân của mình có thể cung cấp thêm nhiều góc nhìn đa chiều cho bạn ở 2 ngành hàng đang bùng nổ tại Việt Nam.
Các Nội Dung Chính: