Tờ khai hải quan là gì? Cách tra cứu và lấy mã vạch tờ khai hải quan

Tờ khai hải quan là gì? Cách tra cứu và lấy mã vạch tờ khai hải quan sẽ được Best Express GiaoHangTotNhat giải đáp mọi câu hỏi có liên quan. Đây là chứng từ quan trọng để hoạt động xuất nhập hàng hóa diễn ra dễ dàng hơn.

1️⃣ Tờ khai hải quan là gì?

Tờ khai hải quan trong tiếng anh gọi là Customs Declaration. Đây chính là văn bản chủ hàng (người xuất khẩu hay người nhập khẩu) hoặc chủ của phương tiện vận chuyển phải kê khai đầy đủ các thông tin chi tiết trong lô hàng hóa cần xuất hay nhập khẩu ra vào lãnh thổ của một quốc gia.

Nếu như một doanh nghiệp đang có nhu cầu xuất khẩu hoặc nhập khẩu loại hàng hóa nào đó thì phải khai tờ khai hải quan là bước bắt buộc phải có. Nếu như không có tờ khai Hải quan thì những công việc và hoạt động liên quan tới tiến trình xuất nhập khẩu phải bị dừng lại.

Trong thời buổi hiện đại, để truyền tờ khai hải quan thành công doanh nghiệp phải thông qua phần mềm trước. Hệ thống sử dụng phổ biến nhất hiện nay là ECUS5VNACCS bởi công ty Thái Sơn, FPT.TQDT – phần mềm hải quan trực tuyến của FPT. Thông thường, các công ty thường dùng phần mềm của bên Thái Sơn để sử dụng nhiều hơn.

Sau khi khai đầy đủ thông tin thì hải quan sẽ trả kết quả phân luồng. Tiếp theo, doanh nghiệp mới in tờ khai này kèm theo bộ chứng từ đầy đủ khi làm thủ tục hải quan. Từ đó, họ có thể tiến hành làm thủ tục để thông quan hàng hóa.

2️⃣ Các phân luồng tờ khai hải quan

Khi nộp thông tin hàng hóa với hải quan thì sẽ lại được những kết quả được phân chia theo các luồng như sau:

Luồng vàng: là luồng hồ sơ hải quan có kiểm tra giấy tờ nhưng không kiểm tra hàng hóa chi tiết. Theo như những quy định thì miễn kiểm tra hàng với những loại hàng hóa xuất nhập khẩu của các chủ cửa hàng nào đang chấp hành tốt những quy định của pháp luật như máy móc, thông tin cung cấp cho hải quan từ trước đến nay, thiết bị được miễn thuế của những dự án đầu tư ở trong và ngoài nước.

Những loại hàng hóa của nước ngoài được đưa vào khu thương mại tự đo, hàng hóa ở những trường hợp đặc biệt được chính phủ quyết định.

Luồng đỏ: là hàng hóa mà hải quan sẽ kiểm tra chi tiết từ hồ sơ đến hàng hóa với những mức độ kiểm tra thực tế theo cấp bậc từng lô hàng.

Luồng xanh: thông thường những doanh nghiệp đều mong muốn được xếp luồng xanh tờ khai hải quan. Những doanh nghiệp này cũng phải chấp hành những quy định của pháp luật về hải quan. Luồng xanh cũng sẽ kiểm tra chi tiết về hồ sơ và không kiểm tra hàng hóa chi tiết.

Trường hợp kiểm tra thực tế không quá 5% lô hàng: nó được tiến hành để đánh giá mức độ tuân theo pháp luật hải quan của chủ đơn hàng. Nếu như không có dấu hiệu sai phạm thì kết thúc kiểm tra, nếu có thì tiếp tục kiểm cho tới khi xác định được mức độ vi phạm trong xuất nhập khẩu.

Trường hợp kiểm tra thực tế không quá 10% lô hàng: dành cho lô hàng thuộc diện miễn kiếm tra thực tế nhưng các cơ quan hải quan qua phân tích có thấy dấu hiệu vi phạm thì phải tiến hành kiểm tra. Nếu như không bị sai phạm thì cần nhanh chóng kết thúc điều tra. Nếu có dấu hiệu sai phạm thì phải tiếp tục kiểm tra.

Trường hợp kiểm tra toàn bộ lô hàng: thường tiến hành cho những hàng hóa mà chủ hàng nhiều lần bị vi phạm pháp luật tại cơ quan hải quan.

3️⃣ Nội dung của tờ khai hải quan

Hiện tại tờ khai hải quan có nhiều phần chi tiết gồm có:

✅ Các phần nội dung

• Phần 1: mã loại hình, số tờ khai, mã phân loại kiểm tra, mã chi cục, ngày đăng ký tờ khai hải quan.
• Phần 2: tên và địa chỉ của người làm xuất khẩu và nhập khẩu.
• Phần 3: những thông tin chi tiết có trên lô hàng như là địa điểm xếp dỡ hàng, bill, địa điểm lưu kho hàng hóa, số lượng hàng, ngày xuất ngày nhập, phương tiện vận chuyển,…
• Phần 4: gồm có trị giá hóa đơn, mẫu hóa đơn thương mại,…
• Phần 5: gồm có thuế và sắt thuế sau khi nhập chi tiết những mặt hàng thì hệ thống sẽ có xuất ra phần này cho người nhập xuất khẩu.
• Phần 6: khu vực để cho hệ thống hải quan trả kết quả về.
• Phần 7: khu vực ghi chú thêm về tờ khai hải quan.
• Phần 8: List hàng hóa chi tiết.

✅ Cách ghi tiêu thức trong tờ khai

Để không tốn thời gian điền lại nội dung nhiều lần thì những thông tin dưới đây của Best Express GiaoHangTotNhat sẽ giúp bạn:

Góc trái tờ khai: phải ghi rõ ràng những thông tin cụ thể như Chi cục Hải quan đăng ký tờ khai, Chi cục hải quan của cửa khẩu xuất khẩu hàng.

Phần giữa của tờ khai cần có:

• Số tham chiếu cùng ngày giờ gửi: đây chính là số được hệ thống cấp tự động cho những tờ khai khi người khai hải quan bắt đầu gửi dữ liệu đến cơ quan khai báo hải quan.
• Số tờ khai, ngày giờ để đăng ký: là số thứ tự của số đăng ký ở trên tờ khai hằng ngày tùy theo loại hình xuất khẩu ở những chi cục Hải quan và được ghi lại bởi hệ thống tự động. Nếu trường hợp phải ghi thủ công thì công chức của cơ quan này sẽ ghi đầy đủ cả số tờ khai, ký hiệu của loại hình xuất khẩu hàng.
• Kí hiệu này được đặt theo trận tự như sau: Số tờ khai/XK/loại hình/đơn vị đã đăng ký tờ khai, số lượng phụ lục tờ khai cùng với ký tên đóng dấu của công chức.

Phần bên phải tờ khai:

Phần bên phải tờ khai cần có những thông tùy vào phương thức khai hải quan như sau:

• Theo phương thức thủ công: thì người công chức hải quan tiếp tục nhận những đăng ký của tờ khai hàng hóa xuất khẩu và họ sẽ ký tên rồi đóng dấu công chức.
• Theo phương thức điện tử: nếu dùng phương pháp này thì bạn sẽ tự động ghi tên và số ký hiệu mà công chức đã tiếp nhận ở tờ khai.

LƯU NGAY BỘ CÔNG CỤ TRA CỨU ĐƠN HÀNG QUỐC TẾ CỦA GIAOHANGTOTNHAT.VN:

• Tra cứu UPS >> https://giaohangtotnhat.vn/ups/
• Tra cứu DHL >> https://giaohangtotnhat.vn/tra-cuu-van-don-dhl/
• Tra cứu FedEx >> https://giaohangtotnhat.vn/tra-cuu-van-don-fedex/
• Tra cứu BEST Inc >> https://giaohangtotnhat.vn/tra-cuu-van-don-best-express/

4️⃣ Hướng dẫn thực hiện tờ khai hải quan điện tử

Hiện nay, đa số các doanh nghiệp thường chọn dùng phần mềm khai báo hải quan là Ecus5 – Vnaccs. Thế nên, chúng tôi sẽ cùng bạn hướng dẫn chi tiết cách sử dụng phần mềm này để khai báo hải quan thuận lợi hơn:

✅ Bước 1: Chuẩn bị

Phải mua chữ ký số để chuẩn bị chứng từ hải quan phù hợp. Mỗi1 chữ kí số sẽ có 1 tài khoản trên hệ thống Vnaccs. Vì vậy, một doanh nghiệp có thể mua nhiều chữ kí số khác nhau. Khi khai báo hải quan bạn cần chuẩn bị những thông tin như là:

• Thông tin doanh nghiệp gồm có mã số thuế, địa chỉ, tên công ty.
• Xác định chính xác loại hình doanh nghiệp.
• Nội dung loại hàng có thuộc hàng có điều kiện hay không? Hàng có điều kiện là hàng phải được kiểm tra chất lượng, một số hàng hóa phải có giấy phép, phải kiểm dịch hay khai báo đầy đủ, giấy kiểm định hóa chất,…
• Điền đúng thông tin cần thiết vào những mục trong khai báo hải quan.

Trong lúc truyền tờ khai hải quan, người khai phải chuẩn bị những chứng từ quan trọng như sau:

• Invoice: bắt buộc phải có hóa đơn thương mại
• Bill of lading: vận đơn bắt buộc nếu là tờ khai nhập khẩu
• Contract: là hợp đồng ngoại thương nếu có chứ không bắt buộc.
• Packing list: là phiếu đóng gói hàng hóa nếu như có kiểm tra.
• Giấy phép quản lý chuyên ngành nếu có.
• Arrival Notice là giấy báo hàng đến. Chỉ áp dụng cho tờ truyền khai nhập khẩu.

Người chuẩn bì cần phải làm sẵn những loại giấy tờ này trước khi tiến hành khai báo hải quan. Việc này giúp bạn không bị lúng túng trước những giấy tờ phía hải quan yêu cầu. Về phần mềm Vnaccs thì có những nghiệp vụ trong xuất nhập khẩu mà bạn có thể tận dụng là:

• Làm hóa đơn điện tử (e-Invoice)
• Làm khai báo điện tử (e-Declaration)
• Ra thanh toán điện tử (e-Payment)
• Manifest điện tử (e-Manifest)
• C/O điện tử (e-C/O)
• Manifest điện tử (e-Manifest)

✅ Bước 2: Đăng ký Vnaccs

Sau khi đã có đầy đủ thông tin thì cần đăng ký tài khoản trên Vnaccs nếu là công ty mới. Sau khi hệ thống của Tổng cục Hải quan đã cập nhật thông tin thì tài khoản này mới sẵn sàng. Những thông tin điền vào khi đăng ký là:

• Mã của người sử dụng (User code)
• Mã thiết bị đầu cuối (Terminal ID)
• Mật khẩu (passwords)
• Khóa truy cập

Ngoài ra, doanh nghiệp nên liên hệ bên cấp chữ ký số họ cũng có thể đăng ký tài khoản luôn cho người dùng. Đây là hình thức nhanh chóng và dễ dàng nhất. Sau khi có tài khoản thì danh nghiệp thực hiện những bước kê khai hải quan kế tiếp.

✅ Bước 3: Lên tờ khai

Khi bạn có đầy đủ thông tin chứng từ xuất nhập khẩu mà chúng tôi đã đề cập bên trên. Tiếp theo, người khai hải quan sẽ dựa vào những chi tiết ở bên trên tờ khai theo hệ thống hiện ra.

✅ Bước 4: Truyền tờ khai

Khi điền tờ khai đầy đủ vào thì truyền tờ khai ở trên hệ thống hải quan. Khi đã truyền số liệu lên hệ thống xong thì bạn sẽ nhận kết quả phản hồi từ cơ quan hải quan. Trong trường hợp hệ thống thấy có lỗi thì thông báo ngay ở trên màn hình. Bạn có thể sửa lại theo những gợi ý của hệ thống.

Sau khi những bước điền sơ bộ hợp lệ thì hệ thống sẽ trả về những thông tin trong số tờ khai hải quan. Đây còn gọi là kết quả phân luồng và thực hiện chọn luồng theo những kí hiệu như sau:

• Luồng xanh có kí hiệu là số “1”
• Luồng vàng có kí hiệu là số “2”
• Luồng đỏ có kí hiệu là số “3”

Hai cách thức kiểm tra thực hiện hóa là:

• Cán bộ hải quan trực tiếp mở container để kiểm tra hàng hóa thực tế.
• Kiểm tra bằng máy soi kiểm hóa của cơ quan hải quan.

✅ Bước 5: Những bước cuối cùng

Phía cơ quan hải quan sẽ đóng dấu thông quan và lấy hàng hóa. Thông tin hàng hóa sẽ được nhập dữ liệu vào phần mềm. Ngoài ra, cần có những lưu ý như sau:

• Truyền tờ hải quan phải chính xác thông tin có liên quan trên tờ khai.
• Đọc những thông tin về nghị định nếu có liên quan tới yêu cầu ở trên tờ khai.
• Điền thông tin ngày khai báo ở trên phần mềm sẽ tự động cập nhật

5️⃣ FAQ về tờ khai hải quan

Khai sai tờ khai hải quan có bị phạt không?

Theo như luật thì chủ thể là cá nhân khai sai thông tin với hải quan có thể bị xếp vào tội trốn thuế và bị xử lý hình sự nếu như:

• Không khai bổ sung vào hồ sơ khai thuế sau khi hàng hóa được thông quan.
• Trốn thuế cùng tùy vào giá trị của hàng hóa từ 100.000.000 tới 300.000.000 trở lên.

Tờ khai hải quan tiếng Anh là gì?

Tờ khai hải quan tiếng Anh sẽ là Customs Declaration.

Tờ khai hải quan có chức năng gì?

Tờ khai hải quan sẽ được dùng trong trong vấn đề pháp lý của kiểm tra hải quan. Ngoài ra, nó còn những chức năng như là chứng từ để kế toán làm việc, cơ sở để thống kê hải quan.

Mong rằng bài viết chi tiết về “Tờ khai hải quan” trong chuyên mục Kiến Thức Kinh Nghiệm có thể giúp bạn trong xuất nhập khẩu. Best Express GiaoHangTotNhat có nhiều kinh nghiệm trong lĩnh vực gửi hàng hóa đi nước ngoài sẽ giúp bạn ngay khi bạn có nhu cầu. Đừng ngần ngại liên lạc với chúng tôi để hiểu rõ hơn mọi thông tin cần thiết nhé!