Invoice là gì? Phân biệt Proforma Invoice và Commercial Invoice

Invoice là gì? Phân biệt Proforma Invoice và Commercial Invoice được Best Express GiaoHangTotNhat chia sẻ trong bài viết này. Theo dõi ngay để tìm hiểu những chứng từ, giấy tờ cực kỳ quan trọng trong ngành logistics xuất nhập khẩu hàng hóa.

1️⃣ Invoice là gì?

Invoice ở trong lĩnh vực xuất nhập khẩu chính là hóa đơn, nó là một chứng từ cực kỳ quan trọng để mua bán và xuất nhập khẩu hàng hóa. Tuy nhiên, lĩnh vực này hóa đơn sẽ do người bán tự tạo mẫu theo công ty, doanh nghiệp của mình. Mẫu đơn này không cần theo form của cơ quan Chi cục Thuế hoặc là cơ quan nhà nước.

Mẫu đơn này hoàn toàn khác với loại hóa đơn bán hàng ở trong nước. Ở trên hóa đơn đều có những yêu cầu thể hiện đầy đủ những nội dung như số hóa đơn, người mua, người bán, ngày hóa đơn, số lượng hàng, mô tả hàng hóa, tổng số tiền và đơn giá của sản phẩm. Chứng từ này cực kỳ quan trọng trong khi tiến hành đóng thuế hải quan, thanh toán hàng hóa, kê khai hải quan.

2️⃣ Phân loại hóa đơn Invoice

Hiện nay, chúng ta có thể tiếp xúc với những loại hóa đơn thường thấy như sau:

• Proforma invoice: là trường hợp doanh nghiệp chuẩn bị ký hợp đồng xuát nhập khẩu. Hai bên phải thỏa thuận giá trước và người bán sẽ gửi báo giá thông qua Proforma invoice. Người mua cũng sẽ dự tính được mức giá chi phí sơ bộ của lô hàng này là bao nhiêu. Loại hóa đơn này còn có tên khác là hóa đơn chiếu và không có giá trị để thanh toán và có thể chỉnh sửa.
• Commercial Invoice: là khi hai bên đã đồng ý giá cả mua bán và tiến hành ký hợp đồng ngoại thương, người bán sẽ giao hàng cho người mua. Đây là hóa đơn thương mại và có giá trị pháp lý cùng giá trị thanh toán. Đây là cơ sở để phía hải quan có thể xác định giá trị của hóa đơn và bạn tiến hành nộp thuế cùng khai hải quan điện tử theo luật.
• Provisional Invoice: là hóa đơn tạm thời thay thế những hóa đơn chính thức chỉ sử dụng trong khi bạn muốn tạm thời thu tiền ngay sau khi đã hoàn thành giao hàng. Khi đơn hàng giao nhiều lần thì 2 bên thanh toán theo từng đợt. Nếu cả hai bên muốn chọn giá tạm thời và giá chính thức sẽ quyết định tùy vào mức giá thị trường.
• Final Invoice: là hóa đơn chính thức hay cuối cùng để tính tổng giá trị đơn hàng cuối mà những người mua cần phải thanh toán cho bên người bán. Cơ sở thanh toán tiền hàng cuối cùng để nhằm kết thúc những giao dịch của hai bên.
• Neutral Invoice: là hóa đơn trung gian cho các trường hợp mua bán trung gian và không muốn đứng trên giấy tờ thì sẽ nhờ 1 bên trung gian đứng ra đăng ký.
• Certificate Invoice: chứng từ hóa đơn xác nhận về nguồn gốc và xuất xứ của hàng có chữ ký của VCCI. Hóa đơn xác nhận này còn có thể được dùng như một chứng từ như hóa đơn.
• Consular Invoice: là hóa đơn lãnh sự của nước người mua đang sống tại nước người bán. Nó sẽ được đóng dấu hay ủy quyền thay thế cho giấy chứng nhận xuất xứ.
• Customs Invoice: là hóa đơn hải quan để tính giá trị hàng hóa theo như giá thuế của hải quan. Ngoài ra, nó còn tính những khoản lệ phí khác của cơ quan hải quan. Nó chủ yếu tính trong thuế và có chức năng thanh toán tiền nên thường sẽ không được lưu thông.

3️⃣ Nội dung trong Invoice là gì?

Khi làm hóa đơn trong xuất khẩu tại Best Express GHTN thì cần phải có những nội dung như sau:

• Tiêu đề: là tên của hóa đơn
• Số Invoice: là mã số hóa đơn của công ty, doanh nghiệp
• Ngày tháng xuất hóa đơn cụ thể.
• Thông tin của người xuất khẩu (Shipper)
• Thông tin của người nhập khẩu (Consignee)
• Thông tin chi tiết về người đại diện nhập khẩu hàng hóa (Notify party)
• Số booking của hàng tàu
• Thông tin của cảng xuất hàng (Port of Loading)
• Thông tin của cảng nhập hàng (Port of Discharger)
• Tên tàu và số chuyến ở trên booking (Vesel / Voy)
• Đơn giá chi tiết
• Số lượng hàng hóa mua bán
• Mô tả hàng hóa ngắn gọn và chi tiết
• Tổng số tiền được ghi bằng số và bằng chữ.

Những chứng từ có liên quan phải bao gồm nhiều thông tin cụ thể trước khi bạn khai báo hải quan gồm có:

• Những bên có liên quan tới hoạt động giao dịch và vận chuyển.
• Hàng hóa được chuyển đi theo điều khoản thương mại quốc tế.
• Nơi sản xuất của hàng hóa và có mã HS Code rõ ràng đúng mã.
• Mục đích sử dụng lô hàng hóa này. Ví dụ là để kinh doanh hay để sản xuất.
• Hóa đơn thương mại để thể hiện xác nhận của những người bán gồm có chữ ký đầy đủ.

4️⃣ Vai trò của Invoice

Những công ty cần có Invoice để cho những bên mua thanh toán đơn hàng. Nó cũng giúp chứng minh thỏa thuận có ràng buộc về mặt phát lý và thể hiện sự đồng ý của hai bên. Cụ thể hơn là mức giá niêm yết và những điều kiện thanh toán.

Nhưng cũng có khi invoice được sử dụng để thể hiện chức năng và lợi ích. Một số chức năng và vai trò cụ thể của nó là:

• Khai thuế dễ dàng: khi ghi chép những hóa đơn đã bán hàng này giúp cho doanh nghiệp có thể báo cáo dễ dàng thu nhập của mình. Từ đó có thể đảm bảo họ đã đóng thuế chính xác theo luật định.
• Theo dõi thông tin thanh toán: chính là công cụ kế toán cực kỳ giá trị và giúp cho người bán hay người mua đều có thể theo dõi những khoản thanh toán hoặc số tiền còn nợ của họ.
• Lưu trữ hồ sơ: là nhiệm vụ quan trọng nhất để có thể giữ lại những giấy tờ hợp pháp trong việc bán hàng. Nó giúp khi nào biết được một hàng hóa được bán ra hay ai đã mua và bán sản phẩm đó.
• Được bảo vệ từ pháp luật: đây là chứng từ hợp pháp thể hiện rõ ràng sự thỏa thuận của hai bên mua bán. Nó có mức giá cụ thể và bảo vệ mọi người khỏi các vụ kiện cáo hay gian lận không đáng có.
• Phân tích kinh doanh nhanh hơn: những hóa đơn này có thể giúp cho doanh nghiệp của bạn dễ dàng phân tích tình hình kinh doanh, xác định xu hướng thích hợp, sản phẩm nào là thế mạnh của doanh nghiệp, thời điểm nào hàng được bán ra nhiều nhất,…

LƯU NGAY BỘ CÔNG CỤ TRA CỨU ĐƠN HÀNG QUỐC TẾ CỦA GIAOHANGTOTNHAT.VN:

• Tra cứu UPS >> https://giaohangtotnhat.vn/ups/
• Tra cứu DHL >> https://giaohangtotnhat.vn/tra-cuu-van-don-dhl/
• Tra cứu FedEx >> https://giaohangtotnhat.vn/tra-cuu-van-don-fedex/

5️⃣ Phân biệt Proforma Invoice và Commercial Invoice

✅ Proforma Invoice là gì?

Proforma Invoice có ký hiệu trong các tài liệu hải quan là PI và tên tiếng Việt thông dụng là hóa đơn chiếu lệ. Khi người mua hàng gửi đơn đặt hàng (là Purchase Order, việt tắt PO) cho người bán thì phía bên người bán sẽ gửi hóa đơn chiếu lệ. Nó có tác dụng giúp người mua sẽ trả một phần tiền cọc hay thanh toán trước 100% tùy vào hóa đơn đã thỏa thuận giữa hai bên.

PI cũng có thể được gửi cùng với hợp đồng đã được thỏa thuận hai để cho 2 bên ký. Khi phát hành loại giấy tờ này thì không cần quy định rõ ràng về thời gian nhưng nếu là hàng hóa xuất khẩu thì cần giao trước khi lên tàu. Những nội dung có ở trong Proforma Invoice chính là:

• Seller: thông tin gồm có tên, tel, địa chỉ, fax người bán.
• Buyer: thông tin gồm có tên, tel, địa chỉ, fax người mua.
• Số và ngày PI: chính là số của hóa đơn Proforma Invoice.
• Payment: là thông tin về điều kiện thanh toán chẳng hạn như thanh toán trước 100% thì ghi là “By T/T, 100% advance” hoặc “By T/T, 30% advance” cho 30%. Ngoài ra, còn có thông tin của ngân hàng của người bán để người mua hàng thanh toán.
• Port of Destination: là thông tin cảng đến chẳng hạn như: Incheon port, Oslo port, Korea; Norway….
• Port of Loading: là thông tin về cảng bốc hàng chẳng hạn như: Đà Nẵng port, Viet Nam; Ho Chi Minh port, Viet Nam.
• ETA: Estimated Time Arrival (là ngày dự kiến hàng hóa hàng đến).
• Thông tin về hàng hóa: những thông tin chi tiết về sản phẩm như số lượng, mô tả, đơn giá, tổng số tiền.

Lưu ý: Những thông tin trên đây mang tính chất cơ bản và nó có thể thêm nhiều thông tin khác cần phải bổ sung. Ngoài ra, một số thông tin cũng có thể thay đổi.

✅ Commercial Invoice là gì?

Commercial Invoice viết tắc là CI mang ý nghĩa hóa đơn thương mại. Nó có giá trị pháp lý và thanh toán chính trong qua trình nộp thuế hay khai báo hải quan. Khi đã vận chuyển hàng hóa vào container, sau đó xếp hàng lên tàu thì bên bán sẽ gửi cho phía bên mua hóa đơn chứng từ.

Những giấy tờ đó có thể là chứng nhận về xuất xứ, phiếu đóng gói, giấy tờ vận đơn Best Express… Từ đó, bên mua có thể tiến hành thanh toán tiền hàng và các chi phí khác cho bên bán hàng. Thực tế thì tùy vào loại hàng hóa hay bao bì của chúng mà số lượng đóng hàng trên cont không đúng số lượng đã in trên CI với PI.

Tiền mà khách cần phải trả bằng tiền trong CI trừ đi tiền đã thanh toán trước đó trong PI. Tuy nhiên, số hàng đóng thực tế có thể khác, ví dụ bạn dự tính đóng 16 thùng hàng nhưng chỉ đóng 15 thùng và bị lẻ do không đủ trong 1 cont. Trường hợp này không thể mở thêm 1 cont chỉ để chứa 1 thùng hàng duy nhất.

Riêng về nội dung CI cũng không khác so với nội dung PI có ở trên. Khi thanh toán L/C thì CI phải thể hiện sự nghiêm ngặt ở đủ những nội dung thích hợp và chính xác từng dấu chấm, phẩy, từng chữ như L/C quy định. Các hóa đơn này đều được lưu ở trong hồ sơ cho từng đơn hàng, từng hợp đồng khác nhau và nó sẽ là cơ sở để đối chiếu những công nợ.

Trên giấu tờ thì cần phải có chữ ký hay dấu xác nhận phía người bán. Nhưng khi xuất hàng đi tới một số khu vực thường yêu cầu thêm phải có CI và xác nhận của Phòng thương mại và công nghiệp (VCCI). Trường hợp này thì cần phải dùng hóa đơn thương mại để cơ quan này xác nhận ở bên cạnh chứ ký và con dấu doanh nghiệp.

Những giấy tờ này nên mang cùng chứng từ xin cấp phép CO. Thủ tục này cần xác nhận rõ ràng và đơn giản và VCCI giữ 1 bên với mức lệ phí là 100.000 đồng (có biên lai xác nhận). Một số trường hợp thì cần có chứng từ gốc và khách hàng yêu cầu có 2 hóa đơn theo đúng giá trị thật và 1 hóa đơn có số tiền thấp hơn để giảm những thuế cho khách hàng nếu có.

✅ So sánh hai loại hóa đơn.

Về hình thức hai loại hóa đơn này đều như nhau nhưng phải chia thành hai giấy tờ chứng từ riêng biệt vì những lý do sau:

Nội dung so sánh	Proforma Invoice (PI)	Commercail Invoice (CI)
Thời điểm phát hành	Phát hành trước khi hàng gửi đi	Phát hành sau khi hàng được giao lên tàu để thanh toán tiền còn lại.
Nội dung chứng từ	Thông tin ở PI ít hơn và có thể sửa đổi.	Thông tin phải đầy đủ và chính xác. Không nên sửa thông tin ở CI.
Vấn đề pháp lý	Chỉ là sự thỏa thuận nhưng không chính thức.	Có tính pháp lý cao hơn và là giấy tờ pháp luật bảo hộ được.
Kế toán công ty	Không có chức năng.	Dùng trong hạch toán và kế toán.

6️⃣ Những câu hỏi liên quan về hóa đơn Invoice

Có thể làm hóa đơn điện tử không?

Có thể làm hóa đơn điện tử nhưng cần có chữ ký điện tử và chứng thư số. Ngoài ra, còn có những lưu ý khác nhau phải tìm hiểu về hóa đơn điện tử.

Số invoice lấy ở đâu?

Theo thông tư số 68/2019/TT-BTC mà bộ tài chính ban hành thì quy định số hóa đơn như sau:

• Số hóa đơn là số thứ tự ở trên hóa đơn của người bán tiến hành khi lập hóa đơn.
• Hóa đơn ghi theo chữ số tối đa 8 chữ số và bắt đầu từ 1 vào ngày 01/01 hoặc từ ngày dùng hóa đơn. Kết thúc vào ngày 31/12 hằng năm và có thể có tối đa là 99 999 999.
• Mã số hóa đơn được cấp liên tục theo như thứ tự từ bé cho tới lớn cùng 1 ký hiệu hóa đơn và ký hiệu mẫu số hóa đơn.
• Nếu số hóa đơn không lập theo những nguyên tắt trên thì hệ thống hóa đơn điện tử phải tăng theo thời gian. Tức mỗi hóa đơn vần phải có chỉ lập và sử dụng trong 1 lần duy nhất có tối đa là 8 chữ số.

Hóa đơn CI được xác nhận ở đâu?

Phòng thương mại và công nghiệp Việt Nam (VCCI).

Best Express GiaoHangTotNhat đã giải đáp được câu hỏi “Invoice là gì?” trong chuyên mục Kiến Thức Kinh Nghiệm. Hy vọng với cách thức phân biệt Proforma Invoice và Commercial Invoice đã giúp bạn hiểu rõ hơn về chứng từ và giấy tờ này. Theo dõi chúng tôi để cấp nhật những thuật ngữ và chứng từ hải quan, xuất nhập khẩu hấp dẫn.