Manifest là gì? Cách kê khai E-Manifest chi tiết 2022

Manifest là gì? Best Express GiaoHangTotNhat sẽ giúp bạn hiểu rõ về E-Manifest và cách kê khai Manifest đầy đủ nhất cho nghiệp vụ không thể bỏ qua trong ngành xuất nhập khẩu hay mua bán hàng hóa thị trường quốc tế.

1️⃣ Manifest là gì?

Manifest chính là một hệ thống để tiếp nhận các bảng khai báo hàng hóa trong đó còn có giấy tờ, chứng từ của lô hàng để thông quan trong việc xuất nhập cảnh. Nó có thể áp dụng cho các lô hàng đến cảng hàng không hay hãng tàu thủy. Khi đến các cảng sẽ nhận thông váo hàng đến (tiếng anh là Arrival Notice).

Khi khai báo hải quan cũng sẽ được thực hiện bởi những đại lý ở cảng. Họ sẽ kiểm tra các thông tin cần khai báo như mã số vận đơn, chi tiết lô hàng gồm số lượng, ngày tàu chạy, phát hành vận đơn là ngày nào. Các thông tin khai báo với hải quan phải trùng khớp những thông tin về lô hàng hóa và đã được cung cấp bởi người xuất khẩu hàng hóa.

Phía hãng tàu cùng đơn vị giao nhận (Forwarder) sẽ khai thông tin với hải quan được gọi là hành động khai manifest. Chi tiết hơn thì Forwarder khai manifest cho House Bill of Lading. Sau đó hãng tàu sẽ khai manifest lại cho Master Bill of Lading.

Khi có người đến nhận hàng hóa, phía cơ quan hải quan cũng sẽ tiến hành đối chiếu với những thông tin của lô hàng ở trên lệnh giao hàng hay còn gọi là Delivery Order. Như thế, chúng ta có thể thấy được những người nhận mong muốn có hàng sớm thì phải khai manifest cẩn thận và đẩy đủ với cơ quan có chức năng.

Khai Manifest cực kỳ quan trọng vì sau khi đã nhận A/N thì consignee cần phải cầm lệnh giao hàng D/O cho hải quan để có thể lấy được hàng. Nếu như thông tin ở trên D/O giống với những thông tin đã khai thì hải quan mới chấp nhận giao hàng hóa đó cho consignee (người nhận hàng).

2️⃣ Khai Manifest khi nào? Ở đâu?

Người nhận khai hải quan sẽ chủ động giúp chọn hình thức nào thích hợp và phủ hợp cho bạn. Ví dụ:

• Có thể khai trực tiếp ở cổng thông tin một cửa của quốc gia đó. Tờ khai sẽ được theo chuẩn định dạng đã được Tổng cục Hải quan công bố.
• Lên website tổng cục Hải quan để khai trực tiếp.
• Thực tế, theo quy định hãng tàu cần khai manifest rồi đưa ra chỉnh sửa bổ sung trước khi hàng hóa nhập càng trong 1 tới 2 ngày. Một số quốc gia buộc khai nghiệp vụ này sau khi tàu chạy được 12 giờ. Ví dụ Nhật Bản, Trung Quốc để tránh trường hợp buôn lậu.

Trong trường hợp khai trễ hơn thời gian quy định thì phải bị đóng phạt theo quy định. Trường hợp hàng đã thông qua nhưng hãng tàu lại muốn chỉnh sửa thì sẽ khó khăn và tốn kém thêm. Tuy nhiên, trường hợp chỉnh manifest khá nhiều cho nên không ít hãng tàu cảng thu thêm chi phí sửa bill khá thường xuyên.

Những doanh nghiệp có thể khai e-manifest ở trên cổng thông tin một cửa của quốc gia theo đường Link: https://vnsw.gov.vn/

Ngoài ra, cũng có thể khai báo ở Cổng Thông tin điện tử Tổng cục Hải quan, đường link e-manifest.customs.gov.vn.

3️⃣ Hướng dẫn cách kê khai E-Manifest

Best Express GiaoHangTotNhat thấu hiểu việc khai Manifest rất tốn tiền và thời gian nên chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách thực hiện tỉ mỉ nhất. HIện nay, nước ta đã áp dụng biện pháp khai báo trực tuyến hay còn gọi bằng cái tên manifest điện tử. Nó giúp doanh nghiệp giảm thiểu thời gian và công sức trong nghiệp vụ này.

Để làm khai báo Manifest cho lô hàng xuất nhập khẩu thì người khai cần phải hoàn thiện mọi thông tin ở trên hệ thống E-Manifest. Nôi đây còn được gọi là hệ thống Tiếp nhận bản khai hàng hóa và những chứng từ có liên quan.

Dành cho nơi thông quan điện tử với những tàu biển nhập cảnh hay xuất cảnh cho người khai báo với hải quan và những hãng tàu, đại lý hãng tàu hoặc công ty giao nhận. Những bước thực hiện như sau:

✅ Bước 1: Đăng nhập hệ thống

Ở một trình duyệt web vất kỳ thì bạn truy cập theo link https://e-manifest.customs.gov.vn

Tiếp theo tùy bào trình duyệt chúng ta có những cách thức lựa chọn khác nhau là:

• Nếu bạn dùng Internet Explorer thì chọn “Continue to this website (not recommended)”
• Nếu bạn dùng Firefox thì chọn vào “I understand the risk”
• Nếu bạn dùng Mozilla Firefox thì chọn “I understand the risk” -> Add Exception… -> Get Certificate

Sau khi bạn nhấn vào Confirm để xác nhận thì hệ thống sẽ ra giao diện đăng nhập. Tiếp theo bạn tiến hành nhập tên người dùng cùng với mật khẩu để Đăng Nhập và tiến hành vào hệ thống. Nếu chưa có tài khoản thì bạn đăng ký để vào hệ thống nhé!

✅ Bước 2: Sử dụng hệ thống

Khi đã đăng nhập vào hệ thống thì chúng ta sẽ nhìn thấy được giao diện chi tiết gồm có:

• Tên đại lý/hãng tàu/công ty giao nhận. Những chức năng trên website như “Đổi mật khẩu” và “Thoát”. Những chức năng này sẽ hiển thị ở góc bên phải màn hình.
• Về chức năng “Đổi mật khẩu” thì lưu ý mật khẩu ít nhất là 8 ký tự cần có chữ lẫn số và những kí tự đặc biệt. Ví dụ: Hoaian1997@
• Về chức năng Download những loại văn bản theo pháp lý hướng dẫn, file template mẫu, chuẩn dữ liệu,… Ví dụ “Quản lý hỗ trợ/2.Download bản mẫu hồ sơ”:

• Phần cuối trang web chính là danh sách những tài liệu có liên quan, những quy định để khai thác thông tin dữ liệu  tài liệu cho thấy các tài liệu liên quan, quy định về việc khai thác thông tin và dữ liệu phù hợp.

Khi bạn đã đăng nhập thành công thì màn hình của trang chủ sẽ hiển thị những hồ sơ của hàng đã tạo sẵn hoặc danh số hồ sơ có gáng quyền khai báo thông tin (dành cho forwarder). Tiếp theo vào mục  “Quản lý hồ sơ/2.Quản lý hồ sơ” để có thể xem và điều chỉnh hồ sơ:

Danh sách những hồ sơ sẽ xuất hiện theo hình dạng như:

 

Chúng ta sẽ có những trường hợp như sau:

• Nếu như danh sách này trống thì có nghĩa hàng tàu hay đại lý hãng chưa có hồ sơ ở trên hệ thống. Vì thế bạn bấm nút chọn “Thêm mới hồ sơ”. Với những forwarder thì có nghĩa hồ sơ chưa được gán quyền khai báo.
• Nếu như có nhiều hồ sơ thì sử dụng tiện ích “Tìm kiếm hồ sơ” để có thẻ tra cứu hồ sơ phù hợp đơn hàng bạn đang cần.

✅ Bước 3: Khai báo vận đơn

Khai báo vận đơn gom hàng dành cho những forwarder hay công ty giao nhận. Trong bước này còn có nhiều bước nhỏ hơn. Thứ nhất tải bản khai mẫu theo định dạng Excel (bạn có thể sử dụng theo phiên bản Excel từ năm 2007 trở lên) ở hệ thống. (bấm chọn mục “Quản lý hỗ trợ/1.Download bản khai mẫu”).

Khi hệ thống có thay đổi thì sẽ cập nhật file template mẫu và có thông báo ở trên hệ thống. Bạn nên tải file template mới để dễ dàng sử dụng.

Thứ 2 phải khai báo dữ liệu trong File Excel sẽ bao gồm các Sheet là:

• Declaration list: khu này sẽ chứa dữ liệu ở trên hệ thống. Nơi này không chạm, xóa, hay sửa nội dung ở khu vực này.
• House Bill of Lading: khu vực này dùng để khai báo vận đơn gôm hàng do các đơn vị giao nhận hàng hóa Forwarder xử lý.
• Goods Declaration: là nơi khai báo những mặt hàng trong kiện hàng hóa.
• General Declaration: là nơi khai báo chung về đơn hàng.
• Passenger List: là khu vực dùng khai báp danh sách những khách hàng. Dành cho những kiện hàng lớn có chứa nhiều kiện hàng của nhiều khách khác nhau.
• Empty Container: là khu vực dùng khai báo danh sách các container rỗng.
• Crew List: nơi khai báo danh sách những thuyền viên, nhân viên trên tàu.
• Dangerous goods manifest:  khai báo tất cả những mặt hàng nếu có trong danh mục hàng hoá, sản phẩm nguy hiểm.

LƯU Ý: chúng ta không nên thay đổi các sheet ở trong file excel này và cũng không được xóa file. Người khai cũng không được đổi tên ở các sheet trong file exel, không xóa hay làm thay đổi bất cứ gì ở trong file vừa tải. Chúng ta chỉ có thể điền thêm thông tin vào thôi.

Giải thích các dãy màu ở trong hình trên như sau:

• Các cột màu xanh là chỉ tiêu thông tin cần khai báo và phải giữ nguyên.
• Các cột mày vàng là nơi nhập thông tin trực tiếp.
• Các ô màu tím là nơi chọn thông tin ở danh sách và sẽ không được nhập trực tiếp vào đây.

LƯU Ý:

• Tuyệt đối không xóa những dòng ở trên sheet và những nội dung không cần nhập thì phải để trống.
• Không được đổi định dạng các cell. Sau khi tải để mọi thứ y nguyên và chỉ nhập những thông tin cần cho việc Manifest thôi.

Để giúp bạn khai Manifest nhanh hơn thì chúng tôi hướng dẫn nhập thông tin theo các ô như sau:

• Ô B3: tại đây bạn nhập số của bộ sơ đang cần khai báo, chẳng hạn 1082.
• Ô B4: tại đây bạn nhập năm đăng ký hồ sơ. Ví dụ: 2013, 2014…;
• Ô B5: tại đây bạn chọn chức năng của chứng từ và chọn từ DropDownList, các chức năng tương ứng sẽ hiển thị ở ô C5;
• Ô B6: tại đây bạn nhập tên và địa chỉ của người hàng hóa như ở trên vận đơn.
• Ô B7: tại đây bạn nhập tên và địa chỉ những người nhận hàng ở trên vận đơn.
• Ô B8: thêm tên và địa chỉ của Người được thông báo đơn hàng thứ 1 như trên vận đơn;
• Ô B9: thêm tên và địa chỉ của Người được thông báo đơn hàng thứ 2 như trên vận đơn (nếu có);
• Ô B10: thêm mã Cảng chuyển tải/quá cảnh. Nếu như không có hoặc không có thông tin thì bỏ trống vị trí này.
• Ô B11: thêm Tên Cảng chuyển tải/quá cảnh. Nếu như không có hoặc không có thông tin thì bỏ trống vị trí này.
• Ô B12, B13: Khai những thông tin về Cảng giao hàng/Cảng đích (Final Destination). Với hàng nhập thì cần khai báo vào ô B12 còn nếu là hàng khai xuất thì điền vào ô B13. Ở ô B12 cần chọn Cảng giao hàng/Cảng đích (Final Destination) ở trong danh sách. Nó sẽ hiển thị tương ứng ở ô C12 có thể tham chiếu sheet Declaration list. Ô B13 thì điền thông tin Cảng giao hàng/Cảng đích (Final Destination). Chẳng hạn: Singapore.
• Ô B14, B15: điền thông tin Cảng xếp hàng (Port of Loading). Hàng nhập thì khai vào ô B14 còn hàng xuất khai vào ô B15.
• Ô B16, B17: điền thông tin Cảng dỡ hàng (Port of unload/Discharge).  Và cũng tương tự 16 là hàng nhập và 17 là hàng xuất.
• Ô B18: tại đây bạn nhập vào Địa điểm giao hàng (Place of Delivery);
• Ô B19: tại đây bạn điền vào Loại hàng (Cargo Type). Ví dụ: CY/CY;
• Ô B20: tại đây bạn nhập vào số vận đơn (House Bill of Lading Number);
• Ô B21: tại đây bạn điền vào ngày phát hành vận đơn. Format Cell đặt là Text; định dạng theo dd/mm/yyyy. Ví dụ: 01/01/2013.
• Ô B22: tại đây bạn nhập vào số vận đơn gốc (Master Bill Number). Khi có nhiều số Master Bill thì nhập tất cả các số Master Bill, cách nhau bởi dấu “;”. Chẳng hạn: MSCUBB991129; MSCUBB991130; MSCUBB991131.
• Ô B23: tại đây bạn nhập vào ngày phát hành MasterBill. Ví dụ: 01/01/2013
• Ô B24: tại đây bạn nhập vào ngày khởi hành phương tiện vận tải.
• Ô B25: tại đây bạn điền vào Tổng số kiện và loại kiện hàng. Format Cell đặt là Text; Nếu có nhiều kiện thì cũng nhập vào và cách bởi dấu , Ví dụ: 8, BULK-SOL
• Ô B26: điền vào những thông tin ghi chú, Shipping Mark…

LƯU Ý: Không xóa các dòng 27 và 28

Từ dòng số 29 trở đi sẽ dùng cho việc khai báo hàng hóa và các container. Nếu có nhiều container thì sẽ nhập dần xuống dưới và mõi dòng là 1 container. Nhập tương tự với số lượng hàng hóa, số hiệu container, seal container, kích thước và khối lượng.

Nếu như có nhiều hàng hóa được đóng chung cùng 1 container thì khai mọi hàng hóa vào trong phần mô tả hàng hóa. Còn nếu nhiều container chứa cùng một loại hàng hóa thì khai lập lại theo phần mô tả ở bên trên.

• Ô A29:  dùng để nhập Mã HS hàng hóa (nếu có); Ví dụ: 82000109
• Ô B29: bắt buộc nhập thông tin hàng hóa vào đây
• Ô C29: là Tổng trọng lượng container phải lớn hơn 0;
• Ô D29: Kích thước/thể tích, phần này có thể bỏ trống;
• Ô E29: Số hiệu Container;
• Ô F29: Số seal Container;

Khi đã nhập thông tin đầy đủ theo yêu cầu bạn cần lưu lại rồi chuẩn bị upload tệp tin lên hệ thống.

LƯU Ý: Trong mỗi một file excel chỉ được chứa thông tin khai báo dành cho 01 House Bill. Vì thế nếu có nhiều hơn phải làm nhiều file tương tự.

Thứ 3, phải khai thông tin ở trên hệ thống và có 3 cách như sau:

1. Khai báo điện tử (tải lên file excel vừa nhập xong)

Ở trên màn hình quản lý hồ sơ thì bấm chuột phải vào bộ mã hồ sơ bạn muốn khai báo thông tin và chọn nút khai điện tử.

Chọn bản khai theo loại phù hợp, trạng thái và nút browse để lưu file excel vừa nhập ở trên. Nhấn vào nút “Nộp tờ khai” để upload dữ liệu như hình:

Sau đó hệ thống sẽ có thông báo “Cập nhật thành công”. Khi có lỗi thì hệ thống cũng sẽ đưa ra những thông báo chi tiết ở trên màn hình tải. Bạn cần xem lạo những gì đã tải lên bằng cách trở lại màn hình để quản lý hồ sơ bấm chọn vào mã hồ sơ muốn xem và click tab Vận đơn gom hàng:

2. Khai báo trực tiếp với form

• Ở màn hình quản lý hồ sơ, người khai báo click chuột vào bộ mã hồ sơ mà bạn muốn khai báo thông tin sau đó chọn khai báo trực tiếp.
• Mở tab vận hành gom hàng và nhấn vào biểu tượng + màu xanh để khai báo trực tiếp.
• Hệ thống này xuất hiện ra một form và nhập trực tiếp những thông tin tương tự ở trên mã vận đơn. Sau khi nhập xong nhấn vào nút cập nhật và lưu lại.

Sau khi hoàn thành việc tạo những thông tin vận đơn gom hàng xong với những Forwarder thì việc gửi hồ sơ lên hải quan sẽ được thực hiện do các hãng tàu hoặc đại lý hãng tàu thực hiện.

BỘ CÔNG CỤ TRA CỨU VẬN ĐƠN, KIỂM TRA ĐƠN HÀNG CỦA GIAOHANGTOTNHAT.VN:

>>>  Kiểm tra đơn hàng BEST EXPRESS  <<<

>>>  Kiểm tra đơn hàng SHOPEE EXPRESS SPX  <<<

>>>  Kiểm tra đơn hàng GIAO HÀNG TIẾT KIỆM  <<<

>>>  Kiểm tra đơn hàng STANDARD EXPRESS  <<<

>>>  Kiểm tra đơn hàng J&T EXPRESS  <<<

✅ Bước 4: Chỉnh sửa thông tin

Sau khi khai báo nếu có chỉnh sửa thông tin thì phải làm theo những bước dưới đây:

• Ở trên màn hình Quản lý hồ sơ bạn có thể click phải chuột vào bộ hồ sơ cần chỉnh. Tiếp theo chọn Khai Trực Tiếp và chọn tab “Vân đơn gom hàng” nhằm để chỉnh sửa các thông tin vận đơn phù hợp.
• Bấm chọn chức năng Sửa
• Khi khai báo thông tin xong hãy bấm vào nút “Cập nhật” để lưu những thay đổi vừa rồi.

4️⃣ FAQ về kê khai E-Manifest

Khi nào thì cần khai Manifest?

Chúng ta chỉ khai manifest trước lúc tàu về 1 đến 2 ngày. Nếu như quá hạn thì phảu chỉnh sửa manifest và tốn phí chỉnh sửa.

Kê khai E-Manifest ở đâu?

Bạn có 2 cách khai là:

• Khai trực tiếp ở Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Hải quan link địa chỉ của cơ quan này là manifest.customs.gov.vn.
• Khai theo định dạng ở trong Tổng cục Hải quan công bố  ở trên website gov.vn. Tiếp theo tải khai báo này lên trên trang web https://vnsw.gov.vn/.

Best Express GiaoHangTotNhat đã chia sẻ mọi thông tin chi tiết về Manifest là gì trong chuyên mục Kiến Thức Kinh Nghiệm. Hướng dẫn khai báo nghiệp vụ này. Hãy theo dõi tiếp những bài viết sắp tới của chúng tôi để hiểu rõ hơn về lĩnh vực xuất nhập khẩu hàng hóa nhé!